5 tips para ser más productivo en el trabajo
Steve Glaveski escribió un interesante artículo en la Harvard Business Review sobre la cultura de de minimizar las distracciones en las empresas. Según investigaciones del Instituto Estadounidense de Estrés y de la empresa Mckinsey, un empleado promedio es interrumpida cerca de 60 veces al día y el 80% de esas interrupciones no son consideradas importantes: whatsapps, correos electrónicos, pláticas, entre otras cosas restan productividad e inclusive aumentan los índices de estrés de los empleados, lo que en última instancia, proporciona mayor satisfacción en el trabajo.
Estas son algunos tips para evitar distracciones en el trabajo, mejorar el bienestar emocional y aumentar la productividad.
1) Comunicación no inmediata
Practicar la llamada comunicación asincrónica permite que las personas logren una mejor toma de decisiones al aumentar la cantidad de tiempo que tenemos para responder a una solicitud en un correo electrónico. Esta comunicación elimina el sentido de urgencia, reduce el estrés y tiene resultados mucho más eficientes.
Para optimizar un mensaje asincrónico y evitar muchos correos electrónicos de seguimiento, debes poner los detalles suficientes, establecer una fecha de vencimiento y dar siguimiento por “lotes”. En lugar de verificar cosas esporádicamente a lo largo del día, debemos verificar por lotes el correo electrónico, los mensajes instantáneos, las redes sociales e incluso los mensajes de texto, en momentos predeterminados.
2) No uses "Responder a todos"
Responder a todos, utilizado como un mecanismo para compartir la responsabilidad, solo agrega charlas innecesarias a las bandejas de entrada y al espacio superior de las personas. Asuma más responsabilidad sobre sus decisiones y solo envíe un correo electrónico a las personas que necesitan estar informadas.
3) Cerrar el ciclo de las reuniones
En lugar de arriesgarse a interrupciones de seguimiento y una reunión para discutir la reunión anterior, asegúrese de abandonar cada reunión con los siguientes pasos accionables, responsabilidades claramente asignadas y fechas de vencimiento.
4) Desactiva las notificaciones
El ejecutivo promedio recibe 46 notificaciones en el celular por día. Para evitar responder en el momento mensajes de texto o notificaciones de redes sociales, simplemente apague sus notificaciones push en el celular.
Utilice el modo avión
También puede usar el modo avión para limitar los mensajes de texto y las interrupciones de llamadas telefónicas. Si necesita estar al pendiente de sus seres queridos o socios comerciales valiosos e importantes, puede configurar el modo "No molestar" en el celular para permitir que sus contactos "favoritos" pasen, mientras silencia otras llamadas o mensajes.
5) Eficienta los niveles de aprobación
Si bien es más difícil de implementar, convertirse en una "burocracia viable mínima" es muy eficiente. Se deben eliminar las capas innecesarias de aprobaciones para hacer cosas triviales y no tan importantes, significa que habrá menos papele, mayor agilidad y menos interrupciones para las personas.
